Архивирование документов в 1С:Документооборот и интеграция с 1С:Архив

Одно из основных назначений 1С:Документооборот долгосрочное хранение и архивирование документов. Архивация документов может быть выполнена только механизмами программы 1С:Документооборот или с помощью интеграции с 1С:Архив.

Архивирование документов в 1С:Документооборот

Для использования возможностей 1С:Документооборот по архивированию документов необходимо включить использование номенклатуры дел (настройка -> настройка программы -> документы).

Для создания номенклатуры дел перейти в НСИ -> номенклатура дел. При создании указывается в разрезе какой организации используется данная номенклатура дел, срок хранения и форма документов (бумажная/электронная), а также год действия номенклатуры дел.

При необходимости можно указать, какие виды документов, а также в разрезе каких контрагентов и вопросов деятельности можно хранить документы в данной номенклатуре дел.

После создания номенклатуры дел создадим тома хранения документов. Для этого перейдем в документы -> дела(тома). Выберем, к какой номенклатуре дел принадлежит данный том, и при необходимости выберем место хранения физических экземпляров документов.

После настроенной номенклатуры дел и томов хранения необходимо в карточке документа указать созданный том.

Чтобы проверить, какие документы хранятся в томе, можно перейти в карточку нужного тома и нажать “Документы в деле”.

Для архивации или уничтожения документов нужно закрыть дело, в котором данные документы хранятся. Для этого перейдем в карточку тома и установим признак “Дело закрыто”.

После закрытия тома можно на его основании создать документ “Уничтожение дел” или “Передача дел в архив”. Также для передачи дел в архив можно перейти в документы -> передача дел в архив. В документе “Передача дел в архив” заполняется организация, форма документов и табличная часть с томами, которые необходимо архивировать.

После проведения документа “Передача дел в архив” в документах, хранящихся в заархивированных делах, появится ссылка на передачу дел в архив и запрет на изменение реквизитов.

Интеграция 1С:Документооборот с 1С:Архив

Для подключения к базе 1С:Архив необходимо перейти в Настройки -> Настройки программы -> Интеграция с 1С:Архив. Далее выбрать каталог, в который будут выгружаться файлы из 1С:Документооборот и 1С:Архив. При необходимости можно выложить базу 1С:Архив на web-сервер для доступа в 1С:Архив прямо из базы 1С:Документооборот.

Для передачи заархивированных томов в 1С:Архив необходимо повторить те же действия, что и при архивации томов без интеграции с 1С:Архив и указать статус обмена “Готов в выгрузке” в документе “Передача дел в архив”.

Статус обмена между 1С:Документооборот и 1С:Архив можно контролировать, перейдя в Документы -> Передача дел в архив.

Для проверки загруженных в 1С:Архив документов из документооборота необходимо перейти в архив документов -> сдаточные описи. Здесь будут отображаться переданные в архив тома документов, которые в дальнейшем необходимо обработать.

В “Сдаточной описи” после проверки необходимо установить признак правильности загруженных данных, тогда документы, содержащиеся в переданном томе, будут приняты в 1С:Архив. При необходимости можно распечатать “Сдаточную опись” или “Книгу учетов поступления и выбытия дел, документов”.

В 1С:Архив (перейдя в архив документов -> документы) отображается список принятых документов из 1С:Документооборот.

Перейдя в карточку документа, можно посмотреть прикрепленные файлы, электронные подписи документа, дату поступления в архив и источник, откуда был принят документ.

После принятия документов в архиве в 1С:Документооборот измениться статус документа “Передача дел в архив” и заполнится реквизит “Принял” пользователем, который обработал документ в 1С:Архив.

В 1С:Документооборот в документах, которые хранились в заархивированных томах, будет отображаться информация о том, что документ передан в архив и включен запрет на изменение реквизитов.

Мы рассмотрели два варианта работы механизма архивирования документов в 1С:Документооборот. Данный бизнес-процесс является неотъемлемой частью любого крупного предприятия или бизнеса, а 1С:Документооборот предоставляет механизм, который позволяет удобно хранить необходимые документы.