Как это работает
Вы руководитель небольшого бизнеса (предприниматель).
У Вас есть идея, которая уже работает.
У Вас есть клиенты, которым нужен Ваш продукт – товар или услуга.
У Вас есть поставщики, надежные, разовые, всякие.
У Вас есть люди, которые Вам помогают, инвесторы, сотрудники, консультанты.
Но периодически появляются вопросы:
Как все это связать?
У Вас уже есть куча электронных таблиц, которые зачастую не связаны друг с другом и порой приходится одну операцию отражать сразу в нескольких таблицах. А вдруг в какую-нибудь из таблиц данные не занесутся? И начались поиски ошибок в конце периода, когда считаем финансовый результат!
Что делать?
Уверен каждого посещала мысль, а не поставить ли какую нибудь программу 1С. Она приходит из разных источников: от поставщиков, увидели у конкурента, об этом говорят сотрудники, которые работали ранее в других компаниях в учетных системах.
Обычно, если предприниматель руководитель никогда не сталкивался с учетными системами, то он мало представляет как какая то программа, может дать эффект, когда решения будут приниматься за секунды, а не днями, когда все подсчитают. Как работа сотрудников ускорится в разы и чем они тогда будут заниматься в высвободившееся время?
Итак немного опишем «на пальцах», как это все работает для разных типов компаний:
- Например Вы – оптовая компания, несколько продавцов, количество накладных за день более 30. Отдельный склад с кладовщиком. Есть бухгалтер. Закупом занимается сам директор.
ДО |
ПОСЛЕ |
ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ(этап подбора товара или услуги) Продавец принимает от клиента заявку, постоянно уточняя по телефону у склада, есть ли в наличии. Если клиент потенциально согласен и просит зарезервировать, то есть риск все равно что товар продаст другой продавец. Время на операцию не менее 10 минут. |
Продавец сразу в программе видит актуальные остатки товара, т.к. только на складе фиксируют факт отгрузки, остатки на экране у всех. Время на клиента от 1 минуты |
ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ(этап оформления бумаг на оплату) Заявка с реквизитами клиента передается бухгалтеру, который выписывает счет, договор, ставит печать, сканирует и отправляет клиенту или передает ему в руки. Время на операцию от 10 минут. |
Продавец может сам выпустить счет и договор из программы. Если отправка по электронке, отправить можно сразу из программы с факсимильной печатью и подписью. Если в руки клиенту, то печать также под рукой и подпись по доверенности. Время на операцию от 0,5 минут. |
ДЕБИТОРЫ Нужно отследить нет ли просроченного резервирования товара и поторопить клиента с оплатой. Про счета без резервирования говорить вообще нет смысла, про них в целом зачастую забывают. И кто этим вообще занимается? |
Бухгалтер одной обработкой оповещает клиентов по электронной или рассылке, о снятии резервов, при отсутствии своевременной оплаты, а при достижении срока закрытия Заказа без оплаты, автоматически его закрывает по причины несвоевременной оплаты. Время на операцию от 10 минут |
СКЛАД Пересчет товара занимает продолжительное время. По карточкам товара отслеживается соответствие фактического и учетного количества. При отклонении необходимо выявлять – не забыли ли вписать движение товара при поступлении или отгрузке. |
Программа автоматически один документом (приходной накладной или реализационной) делает движение по остаткам товара. Движение товара прозрачно, возможно разделение движения, создаваемое продажами или закупом, и движения которые формируем работники склада. Сверка будет происходить автоматически при необходимости. |
ОТЧЕТНОСТЬ Оценка состояния активов, плана платежей, полученной прибыли отвлекают значительное количество персонала и трудочасов |
Наличие монитора руководителя, куда вынесены основные показатели, позволят всегда держать руку «на пульсе». |
- Например Вы – розничный магазин.
ДО |
ПОСЛЕ |
ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ Только прилавочный тип. Продавец бегает и собирает товар по торговому залу или складу, считает на калькуляторе. Скопление людей в очередь ведет к тому, что люди уходят, берут немного. Введение дисконтных карт затруднительно, т.к. учет за скидками очень сложен и длителен. Время на операцию не менее от 1 минуты до 5. |
Легко переключиться на режим самообслуживания. Калькуляция выбранного товара происходит быстрее за счет считывания товара сканером ШК, программа автоматически калькулирует проведенный товар, а считывание дисконтной карты, автоматически рассчитает скидку Время на клиента не более 1 минуты. |
СКЛАД Пересчет товара занимает продолжительное время. Суммовой учет магазина не позволяет увидеть, что именно пропадает.Инвентаризация занимает длительное время |
Инвентаризация проходит с помощью терминалов сбора данных. Проводить можно частично (регулярно) не закрывая магазин. Выявление недостач или пересортицы происходит оперативно. |
ОТЧЕТНОСТЬ Оценка состояния склада, оценка продаж для формирования заказа поставщику занимает трудовые и человеческие ресурсы на длительное время. |
Использование обработки для оценки продаж, текущего остатка, количество планируемых дней продаж, позволит моментально получить рекомендуемое количество к заказу. |