Кейс: оптимизируем автоматизацию или как перестать бояться, что из-за отпуска встанут все процессы Битрикс24

Для автоматизации многих внутренних процессов компании часто используют Битрикс24. Например, процессы согласования новых договоров, где в согласовании и проверке участвуют и финансовый директор, и юрист, и бухгалтер. В таких процессах часто бывают возвраты на инициатора, корректировки, поэтому особо важна скорость выполнения заданий бизнес-процессов. Один из наших клиентов, использующих Битрикс24, обратился в ИнфоСофт за решением двух задач:

• Возможность замещения, когда сотрудник, ответственный за задание/задачу бизнес-процесса, в отпуске, на больничном и т. д.

• Анализ скорости выполнения заданий для понимания точек процессов, где они зависают дольше всего.

Решение задачи по замещению

В Битрикс24 для фиксации отсутствия есть специальный раздел График отсутствий, где ответственный сотрудник (зачастую из отдела кадров) отмечает тип отсутствия, продолжительность, или эта информация загружается по данным штатного расписания из 1С:ЗУП.

Выглядит он следующим образом:

Рисунок 1. График отсутствий

В профиле сотрудника в чате теперь видим данные отсутствия:

Рисунок 2. Профиль сотрудника

На основе данных графика отсутствий при назначении задания бизнес-процесса теперь проверяется отсутствие сотрудника и при необходимости автоматически назначается другой ответственный.

Так как в данном кейсе замещающий зависит от роли и вида заданий, его исполнители могут меняться, то для этого создали список «Замещение», где фиксируется информация об исполнителе, роле сотрудника (выполняемой в процессе задачи), его заместителях, процессах, в которых участвует роль и др.

Рисунок 3. Элемент Замещение

В самих процессах отображена информация об исполнителях и их замещающих.

Рисунок 4. Список замещающих по процессу "Заявка на выдачу со склада"

В процессе постановки задания бизнес-процесса система проверяет, отсутствует ли исполнитель, и в случае его отсутствия подставляет заместителя.

Решение задачи по контролю скорости процесса

Для контроля скорости выполнения процесса в целом в самом процессе фиксируется дата начала и завершения выполнения процесса, срок выполнения в часах.

Рисунок 5. Фиксация срока выполнения процесса

Для фиксации срока выполнения заданий был создан Реестр, содержащий информацию об исполнителе, сроках, процессе.

Рисунок 6. Реестр выполнения заданий бизнес-процессов

В каждом списковом отображении доступна фильтрация и сортировка по необходимым полям, а также выгрузка в excel для построения разнообразных отчетов.

Результат

Автоматизация данных задач помогла клиенту оперативно двигать процесс, если кто-то из его участников отсутствует, а также им управлять, понимая его долгие узкие точки. Это все позволило снизить объем жалоб, увеличить скорость согласования договоров, выполнения внутренних процессов заказчика. Решения по оптимизации стали приниматься на основе конкретных данных.