Особенности предоставления дополнительных выходных сотруднику с ребенком-инвалидом

Если в семье есть ребенок-инвалид в возрасте до 18 лет, то родители имеют право брать дополнительные оплачиваемые выходные дни по уходу за ним. Работодатель оплачивает их исходя из среднего заработка родителя, а затем СФР возмещает выплаченные суммы работодателю. При некорректном предоставлении работнику выходных дней по уходу либо при неверно поданных на возмещение документах может возникнуть ситуация, когда СФР откажет в возмещении выплаченных сумм. В связи с изменением с 1 сентября 2023 правил предоставления дополнительных выходных дней возникает ряд вопросов, которые будут рассмотрены в данной статье.

Один из родителей ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет каждый календарный месяц имеет право на 4 дополнительных оплачиваемых выходных дня для ухода за ним. Выходные дни могут быть полностью использованы одним из родителей либо разделены между родителями по их усмотрению (ст. 262 ТК РФ).

С 1 сентября 2023 года изменились правила предоставления работникам с детьми-инвалидами дополнительных выходных оплачиваемых дней. С этой даты сотрудник может накопить их за год и взять сразу как отпуск (Постановление Правительства РФ от 06.05.2023 № 714 – Правила №714).

Дополнительные выходные дни предоставляются работнику согласно ТК РФ, поэтому это распространяется только на работающих по трудовому договору сотрудников. Оплату 4 дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами производит работодатель по среднему заработку. Этот доход не облагается НДФЛ (п. 78 ст. 217 НК РФ), но на него начисляются страховые взносы, т.к. это выплата в рамках трудовых отношений (ст. 420 НК РФ, письмо Минфина РФ от 30.03.2017 № 03-15-05/18599). Затем сумма оплаты возмещается СФР (как и сумма страховых взносов, начисленных с оплаты).

Какие документы нужно предоставить работнику для получения дополнительных выходных дней (п. 4 Правил №714)

1. Справка (или ее копия), подтверждающая факт установления инвалидности, выданная бюро (Федеральным бюро медико-социальной экспертизы, главным бюро медико-социальной экспертизы). Форма приведена в приложении 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 24.11.2010 № 1031н. Документ подтверждает статус ребенка-инвалида.

Справка может действовать год, два года, пять лет или до достижения возраста 18 лет. Предоставляется однократно в каждом периоде действия справки.

2. Свидетельство (или его копия) о рождении или усыновлении ребенка; документа, подтверждающего установление опеки либо попечительства.

Предоставляется однократно.

3. Согласие на обработку персональных данных его детей. Это обязательно, если собираются и хранятся сведения о несовершеннолетних (ч. 6 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Предоставляется однократно.

4. Документ (или его копия) о месте фактического жительства или пребывания ребенка.

Предоставляется однократно и подтверждает или не подтверждает, что несовершеннолетний проживает вместе с работником, который берет дни по уходу за ним.

5. Справка (оригинал) с места работы другого родителя (опекуна, попечителя) о том, что на момент его обращения дополнительные оплачиваемые выходные дни в этом же календарном месяце (в случае однократного их использования в соответствии с п. 3 Правил №714 - в этом же календарном году) им не использованы или использованы частично, или о том, что от этого родителя (опекуна, попечителя) не поступало заявления о предоставлении ему в этом же календарном месяце (в случае однократного их использования в соответствии с п. 3 Правил №714 - в этом же календарном году) дополнительных оплачиваемых выходных дней. В случае если дополнительные оплачиваемые выходные дни использованы частично, в справке указываются даты (дата) использования и общее количество использованных дополнительных оплачиваемых выходных дней в календарном месяце (в календарном году).

Представляются при каждом обращении с заявлением на дополнительные выходные дни.

6. Справка (оригинал) с предыдущего места работы родителя (опекуна, попечителя), подавшего заявление о предоставлении в соответствии с п. 3 Правил №714 дополнительных оплачиваемых выходных дней, о том, что на дату увольнения дополнительные оплачиваемые выходные дни в этом же календарном году им не использованы или использованы частично (в случае наличия предыдущего места работы по трудовому договору в пределах календарного года, в котором предоставляются дополнительные оплачиваемые выходные дни). В случае если дополнительные оплачиваемые выходные дни использованы частично, в справке указываются даты (дата) использования и общее количество использованных дополнительных оплачиваемых выходных дней в календарном году

Представляются при каждом обращении с заявлением на дополнительные выходные дни.

7. Справка (оригинал) с предыдущего места работы другого родителя (опекуна, попечителя) о том, что на дату увольнения дополнительные оплачиваемые выходные дни в этом же календарном году им не использованы или использованы частично (в случае однократного использования дополнительных оплачиваемых выходных дней в соответствии с п. 3 Правил №714 и наличия у другого родителя (опекуна, попечителя) предыдущего места работы по трудовому договору в пределах календарного года, в котором предоставляются дополнительные оплачиваемые выходные дни). В случае если дополнительные оплачиваемые выходные дни использованы частично, в справке указываются даты (дата) использования и общее количество использованных дополнительных оплачиваемых выходных дней в календарном году.

Представляются при каждом обращении с заявлением на дополнительные выходные дни.

8. Если один из родителей (опекунов, попечителей) не состоит в трудовых отношениях, родитель (опекун, попечитель), состоящий в трудовых отношениях, представляет работодателю документы (их копии), подтверждающие указанный факт.

Представляются при каждом обращении с заявлением на дополнительные выходные дни, за исключением случаев, если указанные документы (их копии) были представлены работодателю ранее и обстоятельства, подтверждающие их, не изменились.

9. Личное заявление работника.

С 1 сентября изменилась форма этого документа (Приказ Минтруда России от 19.06.2023 № 516н).

Когда справки с места работы другого родителя не нужны

Когда родитель:

• работает у этого же работодателя;

• умер;

• признан безвестно отсутствующим;

• лишен родительских прав или ограничен в них;

• отбывает уголовный срок в местах лишения свободы;

• находится в служебной командировке свыше одного календарного месяца;

• уклоняется от воспитания ребенка-инвалида или по другим причинам не может ухаживать за ним.

Какие документы нужно предоставить работодателю в фонд возмещения оплаты четырех дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами

1. Заявление о возмещении расходов на оплату дополнительных выходных дней одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами. Форма заявления о таком возмещении утверждена приказом ФСС России от 13.05.2022 № 185.

2. Заверенную копию приказа о предоставлении дополнительных выходных дней одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами.

Реестр сведений по возмещению расходов не отправляется, описью документы не сопровождаются.

Фонд в течение 10 рабочих дней со дня получения указанных документов принимает решение о возмещении расходов и в течение 2 рабочих дней со дня его принятия перечисляет средства на расчетный счет организации.

Как и когда можно предоставлять дополнительные выходные дни

1. Дополнительные выходные дни не предоставляются работающему родителю (опекуну, попечителю) в период его очередного ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. При этом другой работающий родитель имеет право на четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня.

2. Дополнительные оплачиваемые выходные дни, предоставленные, но не использованные в календарном месяце работающим родителем (опекуном, попечителем) в связи с его временной нетрудоспособностью, предоставляются ему в этом же календарном месяце (при условии окончания временной нетрудоспособности в указанном календарном месяце и предъявления листка нетрудоспособности) (п. 12 Правил №714).

Для предоставления замены дней нужно:

1) взять с сотрудника заявление о предоставлении новых дней с указанием причины – временная нетрудоспособность;

2) издать новый приказ, признавая предыдущий приказ утратившим силу.

3. Всего в календарный год можно брать единовременно до 24 оплачиваемых дней непрерывного отдыха (п. 3 Правил №714). Их может использовать один родитель, либо они имеют право поделить выходные между собой, но только в пределах накопленных дней отдыха у каждого родителя.

Дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом считаются в рабочих днях. На дни отдыха работника они выпадать не могут вне зависимости от режима работы (п. 10 Правил №714).

При предоставлении родителю указанных дней должен быть соблюден принцип «единого отпуска без выхода родителя на работу в этот период» (письмо СФР от 09.11.2023 № 19-02/124022л; письмо СФР от 10.11.2023 № 19-02/125694л).

Например, сотрудник в марте решает взять накопленные дни за январь – март с 12.03.2024 года, работая на пятидневке. Ему нужно предоставить дополнительные выходные дни с 12.03.2024 до 27.03.2024 включительно. Итого выйдет 12 дней (выходные по графику исключаются из расчета).

Дробить накопленные дни по уходу сотрудник не может, поскольку они даются в течение года однократно.

4. Если сотрудник накапливает дни, а затем решает в один из месяцев взять 4 дня за текущий месяц, то как оформить эти 4 дня так, чтобы накопленная часть не «сгорела»: например, сотрудник копил дни за январь и февраль, а в марте решает взять 4 дня за март с 12.03.2024:

Таким образом, в заявлении будет установлена галка «дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за ребенком-инвалидом в календарном месяце (календарных месяцах)», и накопленные дни сохранятся для возможности их использования позднее:

5. 24 дня по уходу сотрудник может взять однократно, остальные 24 дня – по 4 дня в месяц, т.к. 12 месяцев по 4 дня – это 48 дней в год. Например, сотрудник может накапливать дни за январь – май и в июне взять однократно 24 дня, а с июля по декабрь брать по 4 дня в месяц.

Обратите внимание, что

1) сотрудник может брать только накопленные дни. Т.е. авансом взять дни по уходу нельзя;

2) дни по уходу должны выпадать только на рабочие дни. Т.е. рабочих дней в месяце должно хватить на желаемое количество дней по уходу

3) накопленные дни, не использованные в календарном году, на другой календарный год не переносятся. Т.е. в конце года сотрудник может не успеть взять все 24 дня подряд

6. Выходные по уходу за ребенком-инвалидом предоставляются в рабочие дни. Если работник по каким-то причинам не работал месяц (отпуск, больничный и т. д.), то неиспользованных дней отдыха за этот период у него нет. В накопление 24 дней в этом случае ничего не идет.

7. Если сотрудник взял вместо 4 дней за текущий месяц 2 дня, то накопление двух оставшихся дней не идет, но ими может воспользоваться в этом же месяце второй родитель.

8. Дополнительные выходные оплачиваемые дни по уходу за ребенком-инвалидом военнослужащим предоставляются в соответствии с Положением о порядке прохождения военной службы, утв. Указом Президента от 16.09.99 № 1237. Согласно п. 2. ст. 32 они даются, когда один из работающих родителей военнослужащий, или оба родителя военнослужащие. Если один из родителей не работает, то права на дни отдыха нет.

Как предоставить дополнительные выходные дни при сменном режиме работы

Так как при суммированном учете рабочего времени дополнительные оплачиваемые выходные дни предоставляются из расчета суммарного количества рабочих часов в день при нормальной продолжительности рабочего времени, увеличенного в 4 раза (письмо Роструда от 09.02.2023 № ПГ/00763-6-1), то существуют два подхода.

1. 8 часов × 4 дня = 32 часа в месяц. Исходя из этого и продолжительности смены можно высчитать количество выходных.

Например, при продолжительности смены в 10 часов это 3,1 дня.

2. Работнику положено 4 дня в месяц, независимо от продолжительности смены. Но оплачиваться будет не более 8 часов в день (п. 18 Правил №714). Если продолжительность смены меньше 8 часов, то оплата производится по фактическому рабочему времени.

Есть судебная практика, где с такой трактовкой не согласны и позволяют производить оплату исходя из фактической продолжительности смены.

Например, постановления ФАС Уральского округа от 01.11.2010 № Ф09-8000/10-С2.

Возможное решение:

Определить в коллективном договоре или в локальном нормативном акте порядок предоставления дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом, который не ухудшит положение работника по сравнению с действующим законодательством.

Например, установить, что независимо от продолжительности смены сотруднику дается 4 календарных дня. Из них 8 часов оплатит СФР, а остальные часы — работодатель.

Если второй родитель не проживает с ребенком, имеет ли он право взять дополнительные выходные, и какие документы нужны

Для предоставления дополнительных выходных оплачиваемых дней по уходу за ребенком-инвалидом родитель представляет документы, подтверждающие место жительства (пребывания или фактического проживания) ребенка-инвалида (п. 4 «б» Правил №714). При этом сам он может быть зарегистрирован по другому адресу.

Согласно письму Минтруда от 28.03.2016 № 17-1/ООГ-451:

1) совместное проживание на одной жилой площади родителя (опекуна, попечителя) и ребенка-инвалида не является обязательным условием для предоставления указанных дополнительных оплачиваемых выходных дней;

2) норма о предоставлении документа, подтверждающего место жительства ребенка-инвалида, введена в целях исключения злоупотребления правом.

Исходя из этого рекомендации следующие:

1. Если места жительства ребенка и родителя находятся на относительно небольшом расстоянии, когда родитель имеет возможность фактически навещать ребенка и осуществлять уход, то работодатель имеет право предоставить дополнительные выходные дни.

2. Если же, например, родитель проживает в одном городе, а ребенок прописан в другом (сильно удаленном от первого), то нужно запросить свидетельство о регистрации по месту пребывания ребенка-инвалида по адресу этого родителя для доказательства факта возможности осуществления ухода за ребенком-инвалидом.

Остались самые животрепещущие вопросы:

Как отразить в табеле учета рабочего времени предоставление сотруднику дней по уходу

В табеле учета рабочего времени дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами отражаются буквенным кодом ОВ или цифровым кодом 27 (дополнительные выходные дни (оплачиваемые).

Как правильно оформить в программе 1С:ЗГУ использование накопленных дней

При оформлении оплаты дополнительных выходных дней используется документ «Оплата дней ухода за детьми-инвалидами»

Последовательность действий:

1. Оформить 4 дня за текущий месяц

2. Поставить галку «Использовать остаток дней за год»

3. Согласиться с тем, что вы подтверждаете соблюдение условий п. 3 Правил №714

4. Продолжить выбор дней по уходу, исключая выходные по графику сотрудника

Какие проверки есть в 1С:ЗГУ 

1. Система проверяет, чтобы не было введено более одного в год документа с использованием остатка дней за год, т.к. дважды в год использовать остатки нельзя.

2.Система проверяет, чтобы не было выбрано более 24 дней.

3. Система проверяет, сколько дней сотрудником накоплены на данный момент и нет ли превышения.

При начислении в 1С:ЗГУ «Оплата дополнительных дней по уходу за ребенком-инвалидом» облагается страховыми взносами и включается в персонифицированные сведения автоматически.

В данной статье мы рассмотрели, кто имеет право брать дополнительные оплачиваемые выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом, когда и как их можно предоставить, а также какие документы необходимо взять работодателю с сотрудника вместе с заявлением на предоставление дополнительных выходных дней.