Типовое внедрение 1С:Документооборот 2.1 КОРП

Коммерческие организации и бюджетный сектор имеют специфические особенности в организации обработки документов, которые требуют четкого регулирования. В таких компаниях особое внимание уделяется приведению процессов работы с документами к единообразию и замене старых методов и технологий обработки документов на современные.

Процесс регистрации повседневной деятельности компаний считается важнейшей частью корпоративного делопроизводства. Сегодня управление документацией стало одним из инструментов эффективного управления всей организацией. Компании переходят с бумажного документооборота на электронный с помощью соответствующих программных продуктов.

Если больший процент функций предлагаемого продукта подходит для процессов конкретной компании, то для быстрого запуска автоматизированной системы документооборота достаточно типового внедрения. Программный продукт "1С:Документооборот" может быть эффективно использован в любой отрасли. Являясь универсальным программным обеспечением, оно может быть легко настроено в соответствии со спецификой организации.

Но типовое внедрение подходит не всем компаниям. Давайте определим условия, при которых типовое внедрение программного продукта 1С:Документооборот 2.1 КОРП будет действительно успешным:

• Компания небольших размеров с достаточно простыми процессами;

• До внедрения проекта в компании проведены аудит бизнес-процессов и работа по их упрощению и регламентации;

• Компания готова к перестройке своих процессов под типовое программное обеспечение.

Проекты внедрения могут осуществляться компаниями как собственными силами – с помощью внутренней ИТ-службы, так и с привлечением Подрядчиков.

Мы предлагаем уже готовый пакет «Типовой функционал 1С:Документооборот 2.1 КОРП», который при необходимости может включать в себя часто запрашиваемые клиентами доработки. Что будет сделано в рамках данного пакета:

1. Первоначальная настройка системы

• Общие настройки;

• Структура прав доступа;

• Делопроизводство;

• Работа с файлами;

• Процессы и задачи.

2. Заведение или загрузка нормативно-справочной информации (организации, подразделения, пользователи)

• Настройка организаций;

• Заведение/загрузка пользователей;

• Настройка структуры предприятия;

• Заведение/загрузка списка должностей;

• Настройка графиков работы;

• Настройка базовых прав доступа.

3. Настройка входящей и исходящей корреспонденции

• Определение видов документов;

• Настройка шаблонов документов;

• Настройка нумерации;

• Создание связей между видами документов;

• Настройка автозаполнения файлов (фирменных бланков) по видам документов;

• Настройка базовых и комплексных шаблонов процессов.

4. Настройка внутренних документов, таких как приказы, договоры и служебные записки

• Заведение видов документов;

• Настройка шаблонов документов;

• Настройка нумерации;

• Создание внутренних папок и настройка прав к ним;

• Создание связей между видами документов;

• Настройка автозаполнения файлов (фирменных бланков) по видам документов;

• Настройка базовых и комплексных шаблонов процессов.

5. Обучение пользователей работе с системой 1С:Документооборот

6. Написание инструкций для пользователей по работе с доработанной частью функционала, входящей в пакет

• Отбор шаблонов процессов по внутреннему документу;

• Добавление новых этапов и пользователей в уже стартованный процесс;

• Отбор сертификатов ЭП по организации документа.

Теперь отдельно рассмотрим доработанный функционал, который входит в пакет типового внедрения 1С:Документооборот 2.1 КОРП.

1.    Отбор шаблонов процессов по внутреннему документу

В организациях множество вариантов маршрутов рассмотрения/согласования/подписания, по которым должны двигаться разные документы. И все эти шаблоны заводятся в системе и хранятся в ней. В типовом варианте системы каждый раз при попытке отправить документ по процессу в окне выбора отображаются все созданные в системе шаблоны процессов, что усложняет поиск нужного и занимает время на отправку, а это критично, если учитывать, что пользователь работает с несколькими документами. Наша команда реализовала таким образом, что в списке выбора отображаются только те процессы, которые доступны для выбранного документа.

Пример на документе «Служебная записка».

Было:

Стало:

2.    Добавление новых этапов и пользователей в уже стартованный процесс

Возникают ситуации, когда после отправки документа по процессу пользователям необходимо поменять исполнителей, изменить их порядок, добавить дополнительное лицо в процесс или добавить новый процесс в цепочку.

В типовом функционале системы не предусмотрено редактирование уже запущенного процесса, а понимание этой необходимости может прийти пользователю в середине маршрута, когда перезапуск не всегда является подходящим вариантом.

Наша доработка заключается в том, чтобы разрешить пользователям при необходимости вносить корректировки в уже стартованный процесс.

Было:

Стало:

3.    Отбор сертификатов ЭП по организации документа

Данная разработка подходит для холдинговых организаций со сложной внутренней структурой. Возникают ситуации, когда документы подписываются не между организацией и сторонним контрагентом, а между двумя дочерними организациями.

У сотрудника, осуществляющего подписание, может быть несколько электронных подписей, выданных на несколько организаций из группы компаний.

Разработка состоит в том, что система на основе данных подписываемого документа автоматически предлагает сотруднику ту электронную подпись, которой необходимо подписать данный документ.

Было:

Система предлагает на выбор все электронные подписи, настроенные для подписанта.

Стало:

Данное решение сэкономит время и исключит возможность ошибки при выборе электронной подписи.

Пакет типового внедрения имеет четко определенный набор услуг и фиксированную стоимость, что позволяет оперативно выполнить работы и автоматизировать управление документооборотом в компании.

Сроки внедрения пакета: от 22 до 44 рабочих дней.

Если у вас остались вопросы, обращайтесь к нам за консультацией.